Mission réalisée entre mars et aout 2023
Contexte
Notre client, un développeur exploitant de parcs éoliens, opère une digitalisation de ses processus. Dans ce cadre, il souhaite que la gestion des contrats fonciers liés aux parcs en fonctionnement et aux projets en développement bascule dans l’ERP déjà utilisé. En particulier il y souhaite gérer :
- Les date de validité et les conditions d’extension ;
- Les ayants-droits du foncier ;
- Les terrains objets des contrats ;
- Les droits fonciers signés ;
- Et les montants dus, en particulier avec leurs formules d’indexation propre.
Les données des contrats sont pour l’instant sous 3 formats : uniquement sous forme de scans PDF pour les actes notariés les plus anciens, des tableaux excel par parc, ou encore dans l’outil de gestion du développement pour les projets en cours.
Le client a missionné Energie Foncière pour centraliser et homogénéiser ces données, puis les formatter pour les entrer en bloc dans l’ERP en question (SAP, module Real Estate).
Méthodologie
En lien avec le prestataire en charge de l’intégration de SAP Real Estate, Energie Foncière a établi un fichier Excel (le template SAP) pour contenir la donnée, ainsi que les règles de remplissage de ce fichier.
Le format de ce dernier fichier n’est pas user friendly, et donc sujet à erreur pendant son remplissage. En paralèlle, en lien avec les équipes en charge du foncier chez le client, Energie Foncière a donc mis en place un fichier Excel type (le template client). Ce fichier est le support de l’information foncière, et a été conçu pour refléter la façon de travailler du client, ce qui facilite son entrée et diminue le risque d’erreurs.
La mission a été découpée en 3 phases :
- Phase 1 : l’entrée de toute les informations foncière dans les « template clients » ;
- Phase 2 : la transformation dans le format « template SAP » et la livraison ;
- Phase 3 : Suivi de l’intégration dans SAP et correction des erreurs.
Déroulé
Phase 1 : entrée de la donnée
Le portefeuille du client comporte 40 parcs en exploitation, ainsi que plus d’une trentaine projets en développement (avec contrats signés). Chacun de ces parcs et projets comporte en moyenne 12 contrats, soit un volume total d’environ 900 contrats fonciers.
L’effort a été réparti entre les équipes du client et d’Energie Foncière, pour réduire les délais. Pour les sources de données tabulaires (Excel) ou sous forme de base de données (outil métier), un premier travail a été fait automatiquement en utilisant Excel et Python, puis les données ont été revalidées avec les scans des documents.
Ce travail a par ailleurs permis de pointer au client des incohérences : signatures manquantes, contrat en fin de validité ou manquant, parcelles manquantes, changement dans la propriété …
Les formules d’indexations ont par ailleurs été récupérées et homogénéisées (certains indices n’étant plus en vigueur).
Phase 2 : transformation de la donnée
A partir des données consolidées de la phase 1 sous forme de « template clients », un seul fichier a été créé pour tout centraliser. Des tests de validité (dates, montants) ont été mené pour s’assurer de la donnée à cette étape.
La transformation en « template SAP » a été réalisée avec un travail sous Python (passage sous forme de base de données, et remplissages des templates selon les règles établies). Le fichier d’arrivée a été vérifié avec les même tests de validité.
Des allers/retours avec le prestataire SAP Real Estate ont permis de régler les derniers ajustements et cas particuliers.
Phase 3 : suivi de l’intégration
Les données ont été intégrées par le prestataire dans un espace de contrôle de SAP. Des exports de la donnée et des prévisions des montants à venir ont permis de mener les derniers tests de validité. Les montants prévisionnels ont par exemple été comparés aux montants payés l’année passée.
Une fois les données validées par des tests et par une relecture « à la main » des données par les référents projets du client, la base de donnée a pu être migrée en production. Les paiements sont aujourd’hui automatisés dans l’ERP du client, quand les années d’avant ils devaient être calculés et lancés parc par parc par les collaborateurs.
Conclusion
Grâce à notre intervention, le client bénéficie désormais d’une base de données foncières centralisée et homogène, intégrée directement dans leur ERP. Auparavant, les paiements fonciers étaient calculés manuellement, entraînant un risque d’erreurs et une charge de travail importante pour les équipes, notamment en raison de données fragmentées et éparpillées.
En combinant notre expertise en gestion de la donnée foncière avec notre maîtrise des traitements informatiques, nous avons permis d’automatiser ce processus, de réduire les risques d’erreurs et de détecter des incohérences essentielles (signatures manquantes, parcelles oubliées, etc.).
En créant des formats adaptés à leurs besoins et en faisant le lien entre les équipes foncières du client et le prestataire SAP, nous avons assuré une intégration sur mesure et fluide, alignée avec leurs processus internes.